Tabla de contenidos
1. Introducción
¿Sabías que Amazon cierra sus libros después de solo un día hábil? Cierre rápido se refiere a esta aceleración de los estados financieros mensuales o anuales. Esto se puede crear unos días después del final del período sin afectar la calidad de los datos. ¿Cómo puede ser que una empresa tan grande y cotizada sea capaz de hacer esto? ¿Cómo se las arregla Amazon para entregar datos financieros precisos y de alta calidad tan rápidamente?
En esta entrada del blog, queremos echar un vistazo a lo que las medianas empresas tienen para ofrecer a las grandes en términos de Velocidad de cierre y por qué tiene sentido tomar un ejemplo de esto.
2. ¿Tiene su cierre mensual el 10º día hábil?
No necesariamente tiene que ser el 1 de un mes. Pero a más tardar 10 días hábiles Todo líder empresarial debe tener sus cifras financieras sobre la mesa o la pantalla. Y no solo cifras preliminares sin asientos de cierre, como cambios en inventarios y provisiones. Los estados financieros también deben tener la calidad de un estado financiero anual en los estados financieros mensuales o trimestrales. Esta es la única forma en que tiene la oportunidad de usar realmente los números para el control y la comunicación. Por lo tanto, vale la pena tener un Proceso de cierre acelerado Pensar.
3. ¿Cuáles son los beneficios de un cierre rápido?
¿Por qué Amazon está tan ansioso por entregar cifras lo más rápido posible y qué hace eso por mí como empresa mediana? Las ventajas son múltiples:
- cuanto antes haya fijado los números, antes podré Decisiones Deducir de esto
- Transparencia crea confianza. Amazon indica al mercado de capitales que el Procesos eficientes y que pueda informar sobre esto muy rápidamente
- En el caso de las empresas cotizadas, la atención siempre se centra en el primer gran actor del sector que publica sus datos financieros. Esto conduce a un Efecto relaciones públicas .
Incluso si no es una empresa que cotiza en bolsa, sus partes interesadas apreciarán la rápida preparación de los estados financieros. Señalan Accionariado , Empleados, auditores y bancos que tenga sus procesos bajo control y pueda responder preguntas sobre la situación financiera de la empresa en cualquier momento. Esto no solo crea confianza, sino que también ayuda con las decisiones estratégicas, la búsqueda de inversores, las negociaciones de crédito (calificación bancaria) o la solicitud de oportunidades de financiamiento. No deben subestimarse todas las ventajas competitivas.
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4. ¿Qué necesito para un cierre rápido? ¡El plan de 10 pasos!
"No soy una gran corporación" es ninguno Buena excusa. Después de todo, toda empresa sólida también debe tener un Departamento de finanzas en funcionamiento have.
Aquí te explicamos el 10 pasos , que es necesario para preparar un estado financiero rápido y de alta calidad (mensual, trimestral o anual).
Paso 1: ¡Una financiación bien posicionada desde el punto de vista organizativo!
No sirve de nada si mi departamento de finanzas y contabilidad está "en el último hoyo" en términos de personal, entonces incluso un proyecto de cierre rápido probablemente no necesariamente tendrá éxito.
Por lo tanto, en primer lugar, comprueba si tienes un falta crónica de personal del departamento interno. Señales de ello son, por ejemplo, que las tareas se "acumulan" para los empleados individuales y que los procesos importantes quedan inconclusos en caso de enfermedad.
Además, debes preguntarte si tus empleados suficientemente bien educado Fueron. Especialmente en las empresas de rápido crecimiento, no es raro que se produzcan sobrecargas técnicas, que pueden contrarrestarse mediante la formación y la formación continua del departamento. Los cursos de formación o talleres sobre el cierre rápido como tal también pueden ayudar en este caso.
Paso 2: ¡Haz un análisis de cuellos de botella!
¿Más gente, más éxito? Desafortunadamente, no es tan fácil y, por lo general, no es ad hoc cerrarlo. Los trabajadores calificados son difíciles de encontrar y, a menudo, deben capacitarse usted mismo. Por lo tanto, especialmente si ha notado una falta de personal en el departamento de finanzas por debajo de 1., es importante hacer de la necesidad una virtud.
¿Cuáles son los cuellos de botella que conducen a esta situación hoy? Además de la falta crónica de personal del departamento, esto también puede ser una demanda excesiva o una priorización inadecuada de las tareas.
Paso 3: ¡Evalúe los cuellos de botella identificados!
Para crear un cierre rápido de fin de mes digno de ese nombre, a menudo es necesario que diferentes departamentos multidisciplinar cooperar . Esto comienza con la facturación, pasando por la liberación de facturas entrantes, para informar a Finanzas sobre asuntos relevantes para las provisiones. Evaluar la relevancia de los cuellos de botella identificados:
Aquí hay algunas preguntas de ejemplo:
- ¿Cuánto tiempo espero para la aprobación final de las facturas entrantes y salientes?
- ¿Cuándo recibiré los datos de RRHH sobre las provisiones de vacaciones y bonificaciones?
- ¿Tenemos mercancías o entregas pendientes?
- ¿Hubo alguna queja relevante?
- ¿Se abren las cuentas de empresas vinculadas?
- ¿Qué otras circunstancias especiales son relevantes para los estados financieros?
En general, puede preguntar:
- ¿Funcionan todas las interfaces relevantes entre finanzas y otros departamentos de la empresa?
- ¿Se garantiza que las sustituciones funcionen en caso de enfermedad y vacaciones?
Paso 4: ¡Automatice los procesos manuales!
"Siempre lo hemos hecho así" es la señal de alarma para todos los consultores. Los procesos deben estar vivos y adaptarse a los cambios en la empresa. Además, la digitalización hace que sea más fácil que nunca encontrar software para procesos automatizados para diversos casos de uso que ahorre tiempo y dinero y minimice el riesgo de errores. Sistemas ERP son solo un ejemplo, el uso de Automatización de procesos de Robotc (RPA) o inteligencia artificial (IA) otros dos.
Paso 5: ¡Solo la información relevante debe ralentizar el cierre!
Una y otra vez, experimentamos en proyectos que los estados financieros no están finalizados porque Gastos de viaje y extractos de tarjetas de crédito no han sido liberados o faltan documentos de respaldo. Pero, ¿es eso relevante?
La mayoría de las veces, se trata de montos bajos de cuatro o cinco dígitos que no afectan el mensaje de los estados financieros. Por el contrario, con una simple provisión para facturas pendientes, "la gota sería succionada". Por lo tanto, trabaje con el concepto de Materialidad. Los hechos que no influyen en los estados financieros, es decir, que no son importantes para su exactitud y declaración, pueden tratarse de manera diferente. Esto nos lleva al siguiente paso.
Paso 6: ¡Trabaja con límites!
Amazon también es tan rápido porque tiene un Alta fiabilidad en valores estimados del pasado. Por ejemplo, la empresa conoce las devoluciones de las entregas en todos los grupos de productos definidos. Estos son tan válidos que un valor a tanto alzado como provisiones de riesgo reduce los ingresos. Esto significa que la empresa no tiene que esperar 30 o más días.
Tú también tienes esta experiencia. Por ejemplo, conoce los costos promedio mensuales de combustible de la flota de su empresa o los costos telefónicos, incluso si la factura aún está pendiente. Así que no espere estas facturas, solo reserve una Provisión para facturas pendientes.
Se vuelve un poco más difícil cuando se trata de cambios de población. Si estos son relevantes para su modelo de negocio, ¡entonces este proceso debe funcionar! Por lo tanto, utilice las funcionalidades de su sistema ERP y ocúpese de los procesos que son necesarios para una correcta determinación.
Paso 7: ¡Trabaje en los procesos relevantes para un cronograma óptimo!
Si existen conexiones relevantes y esenciales entre Finanzas y otros departamentos o subsidiarias, entonces estas deben ser Interfaces trabajo. Optimización es la palabra mágica.
Una pregunta esencial aquí es: "¿Quién tiene que entregar qué y cuándo?"
Dibuje los pasos individuales del proceso en una línea de tiempo. Cada departamento necesita su propio Fecha límite clara para proporcionar la información requerida. Planifique el tiempo adecuado para la coordinación y las consultas. Lo ideal es que tenga un día para hacerlo antes de crear el informe final. Cree el horario para:
- Mensual-
- Trimestral y
- Cuentas anuales
Para los informes externos, los requisitos son más estrictos y deben tenerse en cuenta. Por ejemplo, podría ser que los dictámenes de expertos para las provisiones de pensiones, la corrección del suelo o los cálculos de la participación de los empleados deban solicitarse a expertos externos para los estados financieros anuales. Estas fechas también deben tenerse en cuenta en el cronograma y coordinarse con las partes externas, así como el cálculo final del impuesto con el asesor fiscal o la auditoría por parte del auditor anual, que ya puede tener lugar en paralelo.
Paso 8: ¡Estresa tu horario!
En muchos casos, los horarios son solo planes que con demasiada frecuencia se ven destrozados por la realidad.
Pero eso no significa que puedas prescindir de él. Al contrario: mira dónde tu agenda tiene puntos débiles.
- ¿Qué personas clave no pueden ser reemplazadas porque son las únicas que pueden proporcionar información?
- ¿Cómo se pueden crear reglas de representación para estas personas?
- ¿Hay otras formas de obtener la información, por ejemplo, a través de informes automatizados?
Estas son las preguntas que le ayudarán a configurar mejor y de forma más resistente el proceso general.
Paso 9: ¡Iguala tu horario!
Si el cronograma está establecido y conoces los puntos débiles, pregúntate si puedes igualar las tesis finales.
Los activos fijos se mencionan como ejemplo. ¿Por qué no contabilizar las adiciones y bajas de activos el día 15 de un mes durante el año? A final de mes, solo miran las adiciones restantes a las inversiones según aspectos de materialidad ( Ver paso 5 ): ¿Hay otras inversiones que aún deben contabilizarse, de lo contrario el estado financiero tendría un mensaje significativamente diferente? Si no es así, haga las reservas en el nuevo mes cuando se calme nuevamente ( Paso 1 proporcionado). En muchos casos, también puede calcular provisiones o ajustes de valor en una fecha de informe anterior y ajustarlos en consecuencia a la fecha de cierre de fin de mes en función de valores empíricos válidos.
Paso 10: ¡Solo comienza!
El mejor plan es inútil si no lo implementas. Especialmente cuando la situación de la contabilidad financiera es tensa, tiene sentido dedicarse al tema. Debes comenzar con los mayores "asesinos del tiempo" y luego sentir lentamente el camino hacia adelante.
5. Conclusión
¡Los estados financieros anuales oportunos no son ciencia espacial! Con los pasos descritos anteriormente, tiene la oportunidad de mejorar constantemente su proceso de cierre y así ser más rápido sin perder calidad de cierre. Las situaciones críticas en la contabilidad son buenas ocasiones para poner el tema del cierre rápido en la agenda.
